Para mejorar la gestión de datos, a veces las herramientas más sencillas de aplicar serán las que pueden contribuir de una manera notable si comprendemos cómo pueden aprovecharse. CONTAR.SI es una de esas funciones que pueden aportarnos mucho en la gestión eficiente de los datos y la construcción de información relevante.
Básicamente nos brinda 3 grandes soluciones en la manipulación de datos:
- Detección de Duplicados: si acertamos en la definición del parámetro de control, detectaremos la presencia de datos que deben aparecer una sola vez;
- Verificación de Existencia: podremos comprobar la presencia de un dato de interés en un intervalo consultado;
- Auditoría de carga de datos: entrega la cantidad existente de lo que se desea controlar.
Cómo funciona: La lógica detrás de la solución
Para aprovechar este «aliado», solo necesitamos entender dos componentes básicos:
=CONTAR.SI(Rango; Criterio)
- Rango: Es el lugar donde «vive» la información, será el intervalo de datos dónde se consultará la presencia del criterio consultado (ej: listado de SKUs de una tienda).
- Criterio: Es el dato específico que queremos validar. Puede ser un valor fijo o, lo más recomendable, la referencia a una celda para que la validación sea dinámica.
Los resultados que puede entregar esta fórmula podrían ser:
- Si la fórmula nos devuelve un 1, el dato aparece una vez.
- Si nos devuelve un 0, el dato no existe en el intervalo consultado.
- Si nos devuelve un 2 o más, hemos detectado duplicidad.
Como habrás podido suponer de su nombre, CONTAR.SI cuenta la cantidad de veces que aparece un dato que determinemos para consulta.
Ahora que hemos comprendido la lógica, vamos a llevarla al terreno real: el control de SKUs en un e-commerce, donde un solo error puede frenar tus ventas, estropear la experiencia del usuario y hacer perder tiempo a los administradores del negocio digital.
Ejemplo de aplicación de CONTAR.SI en la vida real
En una ocasión, brindamos consultoría en procesos a un fabricante de ropa. Entre distintos desafíos, uno de ellos consistía en mejorar la gestión de su e-Commerce. Para esto, nos apoyamos en el uso de planillas de cálculos para distintas gestiones y así poder tomar decisiones.
Entre otras tareas, en el archivo acumulábamos las publicaciones realizadas, asociadas a un único producto con su código de identificación (SKU). La principal problemática que teníamos que sortear era:
- Evitar crear publicaciones duplicadas, es decir no utilizar productos que ya se habían publicado.
Para poder sortear este problema, encaramos los siguientes cambios en el archivo donde se acumulaban las publicaciones:
- Asignamos una celda de consulta de códigos de identificación, de productos. Aquí escribimos los códigos de productos a los que queríamos validar la existencia;
- con la función CONTAR.SI verificamos la presencia de un producto;
- anidamos a la función CONTAR.SI, la función SI para que arroje mensajes según el resultado de CONTAR.SI
- «REPETIDO, CAMBIAR»
- «OK»
=SI(CONTAR.SI(Rango; Criterio)>0; «REPETIDO, CAMBIAR»; «OK»)
- le dimos formato condicional a la celda que entrega el mensaje según la consulta, para hacer énfasis en el mensaje entregado
Conclusión
La aplicación de CONTAR.SI va a cambiar según el problema a resolver, lo que se compartió en esta publicación es una manera de utilizar la fórmula pero podría aprovecharse de distintas maneras.
Por otro lado, optimizar el proceso de carga no requiere de un software costoso ni fórmulas complicadas, sino inteligencia aplicada a las herramientas que ya usas. Si crees que la operativa de tu negocio o la gestión de tus datos no brindan información relevante, hablemos. En He Boulé ayudamos a transformar el desorden en estructuras claras y escalables.
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