Cómo planificar y ordenar el trabajo en la oficina

  Es común en pequeñas y medianas empresas que una persona asignada a un puesto determinado vaya anexando actividades que no fueron definidas en su génesis. Esto puede derivar en una acumulación de tareas que podrían provocar alteraciones en el desempeño del trabajador. A pesar de esto, nos encontramos en una época donde proliferan innumerables soluciones digitales que colaboran a ordenar el caos que puede producir la diversificación y acumulación de tareas. 

  El motivo de este posteo es exponer algunos conceptos y herramientas para ordenar el día a día en la oficina, los beneficios de planificar se verán en la medida que se desarrolle la disciplina y podrá hacerse extensivo al equipo de trabajo.

Qué es la planificación

  Aquí vamos a definir a la planificación como una herramienta dinámica de gestión, parte integrante de un sistema también compuesto por la organización, dirección y el control. La comprendemos como un plan de acción que se elabora metódicamente para un tiempo determinado y en una secuencia determinada, para conseguir un objetivo.

  La planificación puede ser muy relevante en cualquier ámbito de las personas y consolida sus prestaciones cuando es necesario trabajar en equipo. Según lo expuesto por Harvard Business Review (2012), las etapas que se presentarán al transitar este proceso serán:

1. Definir la problemática a resolver;
2. Identificar las partes interesadas;
3. Establecer objetivos;
4. Definir el alcance, los recursos necesarios y las tareas;
5. Prepararse para soluciones intermedias.

   Adicionalmente, Harvard Business Review (2012) destaca que las habilidades que se trabajarán al embarcarse en la planificación serán:

• Análisis de tareas;
• Evaluación de los costos y beneficios de tomar ciertos caminos;
• Gestión de expectativas;
• Diseño de métodos de medición y control.

  La planificación puede subdividirse en niveles en función del periodo de tiempo que va a abarcar y la importancia de las actividades. Acá estamos centrándonos en aspectos operacionales, relativos al alcance en semanas o meses.

De la planificación a la ejecución

Algunas labores que deberá afrontarse después de la planificación y serán un paso previo a la ejecución de las tareas, son:

• Gestionar equipos de trabajo:
  • Tratando de orientar el esfuerzo y las motivaciones de las personas para que contribuyan a la eficacia de las tareas; 
• Diseñar la asignación de tareas y responsabilidades:
  • Es fundamental dar claridad a las personas de cuál es su rol en el proceso, tratando de marcar el nivel esperado para su labor;
  • En igual sentido, es conveniente definir cuáles son los límites de su actuación y a quién es preciso acudir en caso de dudas y contingencias;
  • La capacidad de delegar va a darle autonomía a quien ejecute las tarea, pero no debe confundirse con desconectarse,
• Establecer calendario de actuación:
  • Para las tareas que se necesite realizar debe definirse puntos de principio y final, también puede establecerse puntos de control. Esto se convertirá en una medida de cuál es el ritmo de desempeño;
• Comunicar el plan de acción;
  • Es preciso comunicar cuál va a ser el camino que se quiere recorrer, marcando los objetivos y los resultados deseados.

Beneficios de usar aplicaciones web para potenciar la planificación

  No será nada nueva, para el lector, la mención respecto a que se encuentran muchas soluciones en aplicaciones web orientadas a gestionar la planificación del trabajo, los beneficios de recurrir a estas serán: 

• Centralización de la Información: Un único lugar para el plan, las tareas, los documentos y la comunicación;
• Visualización dinámica del progreso: Ver el estado de las actividades en tiempo real y tomar decisiones con un panorama amplio;
• Colaboración en tiempo real: Si se definen de manera correcta los roles se puede lograr retroalimentación instantánea;
• Trazabilidad y rendición de cuentas: Permiten hacer un seguimiento de quién hizo qué, cuándo y cómo, lo que facilita la identificación de cuellos de botella y la necesidad de aplicar correcciones.

Aplicaciones para potenciar la planificación

  Hoy en día nos encontraremos con muchas alternativas de aplicaciones de gestión de tareas y proyectos, la mayoría serán intuitivas y amigables visualmente, unas escalan mejor a la complejidad de la planificación de proyectos de negocio que otras. Estas aplicaciones ofrecen diversas funcionalidades que refuerzan los conceptos de desglose, seguimiento de dependencias, visualización de cronogramas y colaboración. Aquí se presenta algunas de las más recomendadas:

Trello

• Trello es una conocida herramienta de gestión de proyectos desarrollada en la web, fue creada para colaborar en la organización y gestión de las tareas de manera visual. Fue diseñado en un sistema de tableros, listas y tarjetas que permite a los usuarios dividir proyectos en tareas y asignarlas a miembros del equipo.
  Esta aplicación se basa en la metodología Kanban, centrada en visualizar el flujo de trabajo y mejorar la eficiencia. Cada proyecto se representa como un tablero, las fases del proyecto se organizan en listas, y las tareas individuales se representan mediante tarjetas.
• El funcionamiento de Trello es sencillo, intuitivo y flexible, lo que lo convierte en una herramienta accesible para equipos de todos los tamaños y sectores. Su estructura se define de la siguiente manera:
  • Tableros: Cada tablero en Trello representa un proyecto o un área de trabajo específica.
  • Listas: Dentro de un tablero, puedes crear listas que representan diferentes etapas de tu flujo de trabajo.
  • Tarjetas: Las tarjetas son el corazón de Trello. Cada tarjeta representa una tarea o un ítem de trabajo. Las tarjetas pueden contener descripciones detalladas, fechas de vencimiento, checklists, archivos adjuntos, comentarios y más. Además, puedes asignar tarjetas a miembros específicos del equipo y etiquetarlas con colores para facilitar la identificación.
  • Etiquetas y Miembros: Las etiquetas permiten categorizar las tarjetas, facilitando la organización y búsqueda de tareas relacionadas. Los miembros del equipo pueden ser asignados a tarjetas, lo que establece responsabilidad clara y mejora la colaboración.
  • Power-Ups: Trello ofrece integraciones, conocidas como Power-Ups, que permiten extender la funcionalidad básica de la plataforma. Estos Power-Ups incluyen integración con herramientas como Slack, Google Drive, y más, permitiendo centralizar la gestión de recursos y comunicación.

Asana

• Es una herramienta de gestión de tareas y proyectos donde los usuarios pueden organizar sus tareas, trabajar de manera sencilla y colaborar con los miembros del equipo.
  Ofrece funciones como la creación de gráficos, listas y mapas para organizar las tareas, así como la integración con otras aplicaciones de terceros para facilitar el intercambio de información y la colaboración entre los miembros del equipo.
  Está diseñada para ser una herramienta intuitiva que permite a los usuarios gestionar fácilmente sus proyectos y tareas.
• Valor añadido:
  • Jerarquía de tareas: Permite una mejor organización con tareas y distintos niveles de subtareas, facilitando la atomización del trabajo. Puedes vincular dependencias entre tareas, lo cual ayuda a la secuencia lógica de actividades.
  • Múltiples vistas: Además del tablero, ofrece vistas de lista, calendario y cronogramas. Permite visualizar plazos, hitos y el camino crítico de un proyecto.
  • Campos personalizados y reglas: Permite agregar campos personalizados a las tareas (ej. prioridad, costo estimado, cliente) y automatizar ciertas acciones, lo que facilita la asignación de recursos y el control.
  • Comunicación en contexto: Sus funciones de comentarios y “likes” dentro de cada tarea fomentan la colaboración y comunicación.
• Ideal para equipos que buscan una evolución natural desde Trello, necesitando mayor estructuración, seguimiento de dependencias y diversas vistas del proyecto.

ClickUp

• ClickUp combina herramientas de colaboración, herramientas de seguimiento de proyectos, sección de informes, creación de flujos de trabajo y organización de documentos para convertirse en una solución de gestión de la productividad.
  Ofrece a los usuarios un sólido número de funciones, como documentos colaborativos, pizarras, tableros Kanban, tareas ilimitadas y gestión de Sprint, que te ayudan a destacar como una herramienta de gestión de proyectos muy versátil.
  Permite a los usuarios elegir varias vistas para el seguimiento de proyectos como:
  • vista de lista para las tareas pendientes;
  • vista de tablero para los flujos de trabajo;
  • vista de Gantt para los calendarios de proyectos.

Es una herramienta de gestión de proyectos muy capaz y asequible que puede sustituir a todas las demás aplicaciones.

• Valor añadido:
  • Jerarquía completa: tiene una de las jerarquías más profundas: Espacios > Carpetas > Listas > Tareas > Subtareas > Checklists. Esto facilita la descomposición del trabajo.
  • Múltiples vistas: posee más de 15 vistas diferentes (Lista, Tablero, Calendario, Gantt, Caja, Tabla, Mapa Mental, Documentos, etc.), ofrece una adaptabilidad excepcional para visualizar el plan de la manera que mejor se adapte al concepto que se quiere representar. 
  • Documentos integrados: Permite crear documentos colaborativos directamente dentro de la aplicación, que pueden ser usados como bases de conocimiento o para detallar requisitos, conectando directamente el plan documentado a la ejecución.
  • Gestión de carga de trabajo: Ayuda a visualizar la capacidad de los miembros del equipo, apoyando una asignación eficiente de recursos.
  • Automatizaciones y metas: Incluye potentes automatizaciones y la capacidad de establecer metas para los proyectos, lo que es clave para el control y la medición.

MeisterTask

• De las opciones presentadas, es quizás una de las alternativas más directas a Trello en cuanto a la estética y la experiencia de usuario del tablero basada en la metodología Kanban, siendo muy intuitiva.
• Valor añadido:
  • Foco en el flujo: Muy orientada a seguir los principios Kanban de visualizar el flujo de trabajo y limitar el trabajo en progreso.
  • Automatizaciones simples: Permite configurar acciones automáticas cuando una tarea se mueve de una columna a otra, esto refuerza la consistencia en el proceso y la comunicación automática.
  • Integración con MindMeister: Si usas mapas mentales para la ideación o la descomposición del trabajo, la integración con MindMeister (la herramienta de mapas mentales de la misma compañía) es un plus.
• Ideal para aquellos equipos que disfrutan de la simplicidad de Trello pero necesitan un poco más de automatización y estructura sin abrumarse con demasiadas funciones.

Cuál es el mejor gestor de tareas

Para poder cumplir con el objetivo de gestionar varias áreas de trabajo de manera paralela, hoy contamos con muchas alternativas que van a ayudarnos en nuestro cometido. Nuestra elección va a depender de las necesidades del momento y la experiencia previa en el uso de las aplicaciones web de gestión de tareas. La mejor decisión que se puede tomar es comenzar a usar la que nos muestre mayor facilidad de uso y al mismo tiempo la percibamos como la más intuitiva.

Bibliografía consultada

• Harvard Business Review (2012). Gestión de proyectos. Barcelona, México: Harvard bunisess review press.