CONCATENAR en Excel, para qué es útil

Algunos dirán que una de las principales necesidades en el análisis de datos es la posibilidad de concatenar datos. Esto es importante porque permite transformar los datos y en definitiva ayuda a estandarizarlos, contribuyendo en la creación de información relevante para la toma de decisiones. Concatenar, en el entorno de planillas de cálculos, se emplea para:

• crear claves para relacionar datos entre tablas;
• transformar datos, en busca de estandarizar el procesamiento;
• mejorar la narrativa de los reportes.

Cómo CONCATENAR en Excel

Para CONCATENAR en Excel podremos utilizar los siguientes métodos:

1. Operador Ampersand (&):
   Esta es la forma más común, rápida y flexible para concatenar datos en planillas de cálculos. Utiliza el símbolo de ampersand (&) como un conector entre los elementos que se desean unir.
   

2. Función CONCATENAR:
   Es la función tradicional y explícita para unir texto. Toma cada argumento (celda o texto) que le pasas, en el orden en que lo defines, y los une.

3. Función CONCAT:
   Es una mejora de CONCATENAR, combina el texto de varios rangos o cadenas, pero no proporciona argumentos delimitadores o IgnoreEmpty. Es más eficiente para unir largas listas de celdas.
   CONCAT(Texto1, [Texto2],…)

4. Función UNIRCADENAS:
   La función UNIRCADENAS combina el texto de varios rangos o cadenas e incluye el delimitador que se especifique entre cada valor de texto que se combinará. Si el delimitador es una cadena de texto vacío, esta función concatenará los rangos.
   UNIRCADENAS(delimitador, ignorar_vacío, Texto1, [Texto2],…)

Uso práctico para CONCATENAR en Excel

El concatenar, independientemente del método con el que se logre, datos tiene como principal beneficio el armado de claves que a posterior ayudarán a combinar los datos de diferentes tablas. Para mostrar esta utilidad vamos repasemos el siguiente ejercicio:

Premisas del ejercicio

1. en un reporte de erogaciones de dependencias públicas en diversos periodos;
2. contiene una hoja con tablas de presupuesto documento-año y dependencia-año;
3. se requiere asignar a qué gestión corresponde cada erogación;
4. se requiere calcular lo devengado a través de los años por dependencia;
5. se requiere comparar lo devengado contra lo presupuestado por gestión;
6. se requiere comparar lo devengado contra lo presupuestado por dependencia y año.

Aclaración del proceso

En general, las problemáticas de negocio pueden presentar distintas maneras de ser resueltas, la experiencia del analista, las características del problema y del negocio van a ser influyentes en el modo de satisfacer las necesidades del momento. Dicho esto, puede darse el caso que el lector reconozca otra manera de encarar la resolución que se presenta y estará bien si decide hacerlo de otra manera.

Sobre la transformación de los datos

En base a los requerimiento presentados en el apartado de las premisas, al principio de esta publicación, se considera necesario encarar las siguientes transformaciones sobre el reporte base:

1. crear clave para cruzar datos con tabla de presupuesto documento-año:
   • para armar la clave «Expediente-año», se toman los datos de la columna «tipo expediente» y «anio expediente», se usa como delimitador «-» y se define con el FALSO que deje vacío cuando la celda de consulta no tiene datos,
   • =UNIRCADENAS(«-«,FALSO,A5:B5)

2. crear clave para cruzar datos con tabla de presupuesto dependencia-año:
   • para armar la clave «Dependencia-año», se toman los datos de la columna «dependencia» y «anio expediente», se usa como delimitador «-» y se define con el FALSO que deje vacío cuando la celda de consulta no tiene datos,
   • =UNIRCADENAS(«-«,FALSO,G5,B5)

3. asignar gestión a cada erogación:
   • la asignación de «Gestión» se realiza en base a la clave «Expediente-año», se consulta en una tabla auxiliar el dato asociado,
   • =BUSCARV(K5,PorDocumento[#Todo],2,FALSO)

Análisis de datos

1. comparar lo devengado contra lo presupuestado por gestión:
   • para cumplir con la premisa se arma una tabla dinámica (repasa por qué es importante aquí) que resuma por gestión la suma de lo devengado en esas gestiones,
   • se suma lo presupuestado por gestión: =SUMAR.SI(PorDocumento[Gestion],B5,PorDocumento[Presupuesto]), en columna «Suma Presupuesto»
   • se calcula la variación entre lo devengado y lo presupuestado, en columna Var.%

2. comparar lo devengado contra lo presupuestado por dependencia y año:
   • para cumplir con la premisa se arma una tabla dinámica (repasa por qué es importante aquí) que resuma por año, dependencia y la suma de lo devengado,
   • se asigna el dato de lo presupuestado por dependencia: =BUSCARV(H5,PorDependencia[#Todo],2,FALSO), en columna «Suma Presupuesto»
   • se calcula la variación entre lo devengado y lo presupuestado, en columna Var.%

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