Cómo calcular las horas trabajadas de los empleados

Las planillas de cálculo, tanto Excel como Google Sheets, permiten desarrollar un sin fin de soluciones en términos de generación de datos e información en los negocios. Pero para encontrar el mejor arreglo en cada proceso es necesario entender las características de cada actividad y necesidad. A continuación, se presenta un procedimiento de calculo de horas trabajadas de los empleados.

Premisas del desarrollo

Para comenzar con la temática primero establecemos el contexto sobre el cuál se desarrolla:

1. en un informe entregado por lectora de datos;
2. se acumulan registros de entrada y salida por empleado por día;
3. se debe calcular horas trabajadas por empleado;
4. se pide calcular monto total por las horas trabajadas;
5. se requiere calcular por área;
6. se establece que el valor hora por empleado va a ser el mismo para todos los casos.

Aclaración del proceso

En general, las problemáticas de negocio pueden presentar distintas maneras de ser resueltas, la experiencia del analista, las características del problema y del negocio van a ser influyentes en el modo de satisfacer las necesidades del momento. Dicho esto, puede darse el caso que el lector reconozca otra manera de encarar la resolución que se presenta y estará bien si decide hacerlo de otra manera.

Análisis de los datos de excel

Luego de recibir los datos, lo primero que se aconseja es realizar un pequeño relevamiento sobre el reporte para comprender cuáles son sus características (a pesar de que lo desarrollado a continuación es exclusivo de esta problemática, podría considerarse algunos puntos a otras situaciones), los puntos a cuestionarse serían:

1. cómo se presentan las fechas y horas;
2. cómo identificar a cada individuo;
3. existe un campo que distinga entradas y salidas de personal?
4. de qué manera se acumulan los datos?
5. analizar qué tenemos que calcular;
6. estudiar si hay huecos en el registro de datos, por si hubo alguna omisión;
7. decidir cómo trabajar las fechas y horas, en función del requerimiento de los resultados.

Sobre la transformación de los datos

En base a los requerimiento presentados en el apartado de las premisas, al principio de esta publicación, se considera necesario encarar las siguientes transformaciones sobre el reporte base:

1. definir la fecha de cada registro:
   • para separar en la columna «Fecha Tiempo», la «fecha» utilizamos la fórmula,
   • =FECHA(AÑO(E8);MES(E8);DIA(E8))

2. definir periodo de cada fecha:
   • vamos a definir primero el número de «semana» y luego el «mes» que le corresponden a la «fecha»,
   • =NUM.DE.SEMANA(H8)
   • =MES(H8)

3. definir la hora de cada registro:
   • para separar en la columna «Fecha Tiempo», la «hora» utilizamos la fórmula,
   • =DERECHA(E8;8)

4. asignar área de trabajo a cada individuo:
   • la asignación de «área» se realiza en base al «Empleado», se consulta en una tabla auxiliar el dato asociado al empleado,
   • =BUSCARV(D8;AUX_DimensionEmpleado!$C$2:$E$26;3;FALSO)

Cómo encarar los cálculos de datos

La etapa donde se realizan los cálculos de valores forma parte de la transformación de los datos, pero en este posteo se etiqueta a una como transformación y a la otra como cálculos para diferenciar la elaboración de dimensiones auxiliares y la de los cálculos matemáticos.
Por otro lado, mientras se desarrollan los cálculos se aconseja trabajar en paralelo con una tabla dinámica (ver cómo usar la tabla dinámica) para comprobar los resultados que dan nuestras iniciativas.
los cálculos que se requieren para cumplir con el requerimiento, son los siguientes:

1. calcular horas trabajadas por empleado:
   • el primer paso a dar es considerar qué tipo de calculo se debe realizar. En este caso se necesita calcular la diferencia entre la hora de salida y la de entrada,
   • primero tenemos que verificar que cada registro de «hora» esté asociado a una entrada o salida, en «Estado»,
   • Luego, tenemos que realizar 2 cosas:
     a. transformar el tiempo en un número decimal, para poder realizar el calculo,
     b. mostrar en negativo o positivo el número decimal dependiendo del «Estado» que tenga, para luego calcular el total de «tiempo» trabajado,
   • =SI(F8=»Entrada»;-K8;VALOR.NUMERO(K8))

2. calcular monto total por las horas trabajadas:
   • calcular el monto por hora trabajada requiere una aclaración, al transformar el tiempo en número decimal tendremos que multiplicar el valor hora por 24 para que el calculo entregue un resultado correcto. La operación a realizar es la siguiente:
   • =M8*$E$5*24

Resumen de resultados

Luego de realizar las transformaciones, se puede resumir los datos en una tabla dinámica (ver cómo usar la tabla dinámica) para poder darle la presentación requerida:

• en la imagen de abajo se presentan 2 posibilidades de análisis:
  • la primera tabla acumula, el tiempo trabajado y monto acumulado por empleado;
  • la segunda tabla resume, el tiempo trabajado y monto acumulado por área;
  • se pueden observar datos complementarios que tienen que ver con las dimensiones de fecha.

Recomendaciones finales

Como comentario final, aconsejo que los datos que se acumulen entre periodos de análisis en un único archivo con la intención de:

1. generar una base histórica de comportamiento;
2. incorporar otros tipos de datos que ayuden a establecer saldos de cuenta por empleado.

Esta decisión va a depender de la necesidad de cada área al momento de encarar esta resolución.