Cómo usar la tabla dinámica en planilla de cálculos

La tabla dinámica es una de las herramientas más importantes para los analistas de datos, en pocos pasos los datos pueden transformarse en información que darán comprensión del desempeño de un área específica o del negocio. Pero no es de uso exclusivo de los analistas, cualquier persona que adquiera los conceptos básicos de cuál es su funcionamiento y el aporte para la elaboración de información podrá sacar ventaja de su implementación.

  En este blog describiremos las principales características de la tabla dinámica y qué errores son comunes en su utilización. Buscamos mejorar el perfil de la persona que usa cotidianamente planillas de cálculo pero que no tiene tan claro cuál es su funcionamiento.

Por qué es importante la tabla dinámica

  La tabla dinámica es una herramienta fundamental para cualquier analista de datos, porque permite:

• Transformar datos crudos en información resumida: uno de los mayores beneficios de la tabla dinámica es la posibilidad de tomar un gran volúmen de datos y crear resúmenes de utilidad;
• Agrupar datos en categorías: esto potencia las prestaciones que brinda la tabla dinámica, dando sentido a los valores que se obtienen al consolidar los datos; 
• Ahorro de tiempo y esfuerzo;
• Identificación comportamiento del negocio: el poder de categorizar los datos, si se logra la configuración correcta, ayudaría a detectar tendencias;
• Tomar decisiones basada en información;
• Impulsa análisis complementarios: las primeras consultas de información y su posterior análisis darán lugar a nuevos interrogantes para entender con mayor profundidad el funcionamiento del área o negocio.

Cómo usar una tabla dinámica

  Como introducción podemos definir que la tabla dinámica toma como fuente datos tabulados, es decir que tienen que estar organizados en:

1. Filas: cada fila representa un registro o un elemento único; 
2. Columnas: describe un tipo de dato o un atributo específico de ese registro. La primera fila de una tabla se destina a dar nombre a cada columna de la misma, por ejemplo: Fecha, Concepto, Ingreso, Egreso, etc.;
3. Celdas: es la intersección de una fila y una columna. Cada celda contiene un solo dato, como el nombre de un cliente o el precio de un producto.

Cómo crear la tabla dinámica

  Comenzamos con la definición de tabla porque son la base para el armado de la tabla dinámica y es una de las primeras definiciones:

1. Primero tendremos que elegir si crear la tabla en una hoja existente del archivo o en una nueva hoja;
2. Determinar la tabla desde donde se consumen los datos o el rango.

  Definiremos el rango desde el cual tomaremos los datos:

1. En la hoja donde se encuentran los datos que consumirá la tabla dinámica;
2. Seleccionamos, con el cursor, el rango de datos a analizar;
3. Empezamos la selección del rango con la primera fila de la tabla porque los encabezados de columnas serán los que guíen el análisis.

Cómo editar la tabla dinámica

  Luego de definir la tabla o rango y determinar dónde se ubicará la tabla, se habilitará el gestor de campos de la tabla dinámica. Con el gestor podremos elegir qué columnas serán parte del análisis, la utilidad de las columnas de una tabla variará según el tipo de análisis que se requiera. 

  El gestor de datos está organizado en 2 sectores:

1. En el primer sector es donde se seleccionan los campos a incorporar a la tabla;
2. en el segundo, se determina cómo se va a utilizar cada campo (se arrastra a cada sector el campo de interés), las posibilidades son:
   1. Filtrar información de la tabla;
   2. Agrupar en filas;
   3. Agrupar en columnas;
   4. Mostrar valores;

  Las filas y columnas, en la tabla dinámica, van a brindar la posibilidad de filtrado y ordenamiento de los datos. Además, los valores podrán formatearse en función de la necesidad de análisis.

Cómo actualizar la tabla dinámica

  Cuando el cursor de la hoja se pose sobre alguna parte de la tabla dinámica, se habilitará en la barra de navegación la herramienta de tabla dinámica:

1. Analizar: donde se actualiza la tabla dinámica, se gestiona el rango de datos, se pueden crear campos personalizados, entre otras cosas;
2. Diseño: permite darle formato a la tabla.

Recomendaciones sobre el uso de la tabla dinámica

  Para que las prestaciones de la tabla dinámica sean evidentes es preciso tener algunas consideraciones especiales: 

• Es crucial estructurar la base de datos: para que el análisis de los datos sea efectivo, la fuente de los datos debe estar estructurada de manera correcta, es decir tabulada;
• Homogeneidad en el registro de datos: la disciplina relativa a la manera en que se registran los datos es importante para que el análisis sobre la tabla dinámica se extienda en el tiempo, algunos consejos los encontrarás en la siguiente publicación;
• Explorar los datos a tomar: antes de comenzar con el análisis, es aconsejable identificar cuál es la razón de ser de cada columna de datos, para entender por dónde encarar el proceso de análisis.

Errores comunes al usar tablas dinámicas

1. Columnas sin encabezados

  Uno de los errores más comunes al querer implementar la tabla dinámica, es definir un rango de datos donde la totalidad de las columnas no tengan encabezado.

  Es importante, controlar que el rango sobre el cual se quiera trabajar cumpla este requisito.

2. los datos no actualizan

  Cuando los datos de la tabla no se actualizan, al ingresar nuevos registros, se puede deber a que se estén ingresando datos por fuera del rango preestablecido. Por ejemplo, nuestro rango de tabla dinámica contemple hasta la fila 900 e intentemos sumar registros en filas posteriores. Existen 2 maneras de arreglar este evento:

1. editar el rango establecido al momento de crear la tabla dinámica, en cambiar origen de datos en analizar de la herramienta de tabla dinámica;

2. dar formato de tabla a la base de los datos.

Cuando se da formato de tabla, a la base de los datos, se posibilita que al registrar nuevas líneas de datos el rango preestablecido para la tabla dinámica las incorpore como parte del análisis, generando una «automatización» en la fuente.

3. no aparece el gestor de campos

  Lo que puede suceder en ocasiones es no visualizar el gestor de campos de la tabla dinámica, al estar seleccionando un sector de la tabla. Esto se arregla habilitando la lista de campos desde analizar en la herramienta de tabla dinámica.

El valor de la tabla dinámica

  El correcto uso de la tabla dinámica puede convertir el análisis de datos en una fuente importante de información, empieza a prestarle atención a la manera en que el personal de tu negocio se vincula con esta herramienta. La tabla dinámica puede ser una fuente de información y un respaldo para la toma de decisiones.