Cómo registrar los datos en planilla de cálculos

Es importante estudiar con detenimiento la manera en que se registran los movimientos (ingresos y gastos) de un negocio porque estos alimentarán los análisis que brindarán información para la toma de decisiones. Hoy en día, encontramos muchas herramientas que pueden facilitar esta labor: las planillas de cálculos de Excel y las hojas de cálculos de Google. Pero el hecho de tener varias alternativas disponibles no quita que tengamos que planificar la manera en que van a cargarse los datos que lo conformarán.

  La razón de ser de este post es compartir lo que la experiencia en el uso de planillas de cálculo y el armado de información de negocio me han dado y que considero importantes desde la perspectiva de negocio.

Primero definir qué necesidad se debe cubrir

  Dado que una planilla de registro de gastos no va a tener la misma lógica de carga que una destinada al seguimiento de ingresos y salidas de productos en inventario, es menester pensar cuál es la necesidad que se quiere cubrir. Cada problema de registro de datos va a tener una solución específica y por esto es importante dedicar tiempo y esfuerzo suficiente para diseñar el mejor camino.

  Una técnica que podría ayudar a identificar cuál es la necesidad a cubrir es meditar sobre:

1. Qué interrogantes respecto al negocio nos surgen y anotarlos;
2. Luego, categorizar las definiciones logradas;
3. Establecer prioridades de urgencia. 

En base a esto, podremos definir qué es lo más relevante a atender en el comienzo del diseño. Además, encararlo de esta manera podría ayudar a descubrir aspectos que eviten trabajos innecesarios.

Escalabilidad inicial, qué tan complejo debe ser al principio

 Si no se tiene claridad sobre qué extensión, en cuanto a datos, darle a la planilla es aconsejable comenzar con diseños simples y acotados: pocas columnas al principio y sumar distintos tipos de datos a medida que va creciendo la base y se complejiza la necesidad de información.

¿Qué proceso lo necesita?

 Retomando un poco el punto sobre qué necesidad hay por cubrir, el registro de movimientos de negocio podría surgir por diversos motivos y para áreas que no están necesariamente relacionadas. algunos ejemplos son:

• Recursos Humanos:
  • Determinar el saldo a pagar a un empleado a fin de un periodo;
  • Hacer seguimiento de las horas trabajadas.
• Caja Chica:
  • Calcular saldos de bancos y caja.
• Inventario:
  • Seguir el ingreso y egreso de productos o insumos.
• Compras:
  • Calcular saldos con proveedores.
• Ventas:
  • Calcular saldos con clientes;
  • Seguir tendencias de consumo.
• Análisis de Costos:
  • Seguimiento de la evolución de costos;
  • Determinar el costo de productos.
• Pagos:
  • Seguimiento de montos emitidos;
  • Seguimiento de próximos vencimientos de cheques de pago diferido;
  • Proyección de flujo de caja.

  Cada área o proceso va a requerir una manera específica de registrar los movimientos o los datos. A pesar de esto, es posible que se puedan satisfacer diversas necesidades en una misma solución, pero para identificar esto es necesario tomarse el tiempo para diseñar el mejor camino.

Diseño de planillas de excel

Algunas afirmaciones que van a estar presentes en cualquier solución que se pretenda encarar, son las siguientes:

1. Una columna, un tipo de dato
   • En la columna de fecha, solo irán fechas;
   • En la columna de montos, solo habrá cifras;
   • En la columna de montos en moneda nacional, solo habrá cifras en moneda nacional.
2. Encabezados claros y concisos
   • La columna donde se definirán días podría llamarse fecha.
3. Filas únicas para cada registro
   • Este punto es relativo, va a depender del objetivo de la solución. Pero apunta a que, en un archivo de caja chica al registrar una compra, acotar el registro al nombre del proveedor en lugar de desglosar el ticket de compra por ítem.
4. Evitar celdas fusionadas
   • Esto es importante para la gestión de los datos, una vez que contamos con un cúmulo, nos facilitará cualquier análisis que se inicie.
5. Datos en formato crudo
   • Salvo para destacar los encabezados, el registro de datos debería realizarse con la mínima intervención en formatos.
6. Crear listas desplegables para los datos que se repetirán y tienen poca variabilidad
7. Dotar de rigor temporal a los datos
   • Cada registro debería estar asociado a una fecha.
8. Homogeneidad en la carga de datos
   • Esto está relacionado a que el nombre asignado a un concepto, al repetirse, debe ser cargado de la misma manera que se cargó la primera vez.

  Como extra, con el tiempo nos daremos cuenta que nuestras planillas de cálculo se convierten en bases de datos y en consecuencia una fuente importante de información. El haber cuidado los puntos anteriores, nos resultará en una base de datos sólida y confiable.

Tutorial en hojas adyacentes

Hoy en día, las personas se comprometen menos con las empresas y suelen permanecer menos tiempo en estas. No es intención de este posteo interiorizar el por qué sucede esto, pero este fenómeno es importante tenerlo en consideración porque va a afectar la eficacia de las soluciones que se apliquen.

  Cuando se diseña una planilla de usos específicos, es sano dejar documentadas las principales definiciones sobre el funcionamiento y razón de ser de la misma, buscando mantener la eficacia a largo plazo.

  Las planillas de cálculo permiten agregar hojas adyacentes, a la del propósito principal. Es una buena práctica, sumar una o varias hojas para incorporar definiciones y aclaraciones concretas sobre el funcionamiento de la planilla.

¿Archivos en la nube o en ordenador?

La actualidad de las herramientas de gestión nos brinda la posibilidad de trabajar en cualquier lugar y momento, sin necesidad de asistir en persona a las empresas. Pero esta ventaja, aparentemente beneficiosa, nos obliga a diagramar un esquema de permisos de acceso a las soluciones, en la mayoría de los casos se trabajará con información sensible y que no debe ser compartida a cualquier área o persona.

  El diseño de permisos es una labor tan importante como el de solución, alguno de los roles que se podrían presentar son:

• Responsable de la solución;
• Carga de datos;
• Control de los registros;
• Analista de datos.

   Otra de las decisiones que deberá tomarse es la conveniencia de trabajar a través de soluciones en la nube, en servidores dedicados de la empresa o en los ordenadores del personal. Cada decisión posibilitará a los diferentes roles consumir o controlar los datos en diferentes grados.

¿Planillas de Excel o Google?

  La elección de la aplicación más conveniente para nuestro negocio va a depender de las decisiones que tomemos sobre la manera de interactuar con esta. Ambas aplicaciones presentan métodos para acumular registros, cruzar datos entre planillas, realizar análisis y administrar los respectivos roles de accesos.

Conclusión

  Como habrá notado el lector, los planteos desarrollados en el blog fueron hechos para ser considerados en soluciones tanto de Excel como hojas de cálculo de Google. Si bien las posibilidades que brindan las distintas soluciones tecnológicas son muy amplias, es importante planificar la implementación de las herramientas que se utilizarán para sacar el mayor provecho y de manera segura para la empresa.